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Siga essas dicas da Wiabiliza para fazer uma videoconferência sem falhas!

Por conta do surgimento da pandemia do COVID-19, já é sabido que a realidade corporativa de praticamente todos os segmentos de mercado mudou de maneira irreversível. Muitas empresas perceberam que boa parte de seus colaboradores não precisam estar fisicamente presentes, processos foram aprimorados, algumas posições foram extintas e novas foram criadas. Novos modelos de negócios e contratações surgiram.

E, nesse cenário, as videoconferências tornaram-se imprescindíveis: reuniões de prospecção e vendas, atendimentos, reuniões internas, treinamentos, processos seletivos… A gama de possibilidades só aumenta.

Entretanto, justamente por serem ferramentas e realidades totalmente novas para muitas pessoas, é inevitável que alguns despreparos ou deslizes ocorram nesses momentos. Pensando nisso, os colaboradores da Wiabiliza prepararam um “guia rápido de boas práticas” para videoconferências. Vamos a elas!

Pré-conferência

Tão importante quanto o momento da reunião propriamente dita, é a “pré-produção”, ou seja, uma série de elementos que passam desapercebidos quando a reunião não é presencial. Nossa sugestão é fazer um “check list” de alguns pontos essenciais:

• Som: Escolha um local calmo e silencioso. Faça silêncio e preste atenção a ruídos ambientes, como cachorros latindo, rádio ou TV altos, pessoas conversando, crianças gritando, rua com barulho excessivo, etc. Lembre-se que o microfone do computador ou celular às vezes é mais sensível e menos seletivo que o ouvido humano. Ruídos podem fazer com que você não se faça entender.
• Fones de ouvido com microfone embutido (modelos de celular) ou headsets são sempre a melhor opção. Além de captarem menos som ambiente, garantem que você vai ouvir melhor o que está sendo dito. Lembre-se que muitas reuniões virtuais acontecem apenas com áudio, então é fundamental compreender e fazer-se entender, o tempo todo.
  

  Fones de ouvido com microfone embutido ou headsets são sempre a melhor opção

• Iluminação: Locais pouco iluminados fazem com que a imagem apareça distorcida ou com ruído (granulação). Muita contra-luz (por exemplo, quando você fica com uma janela aberta nas costas) pode fazer com que você vire apenas uma silhueta no vídeo. Se as reuniões forem se tornar frequentes, você pode considerar investir em uma luz própria para isso. Procure por ring light na internet!
• Ângulo da câmera: A melhor opção é deixar a câmera aproximadamente na altura dos olhos. Câmeras em ângulos altos te fazem parecer menor do que é, e passa uma imagem de “inferioridade”. Câmeras em ângulos baixos, além de não serem favoráveis à fotografia, podem dar uma sensação de superioridade ou arrogância. É importante também, no caso da conferência estar sendo feita por celular, deixá-lo fixo com um apoio ou tripé. Na internet, podemos encontrar modelos de tripés de mesa próprios para isso, a valores bem baixos. Procure por modelos que permitem fixar o celular tanto na horizontal quanto na vertical, pois algumas plataformas, como as Lives do Instagram, só permitem que o aparelho fique em pé.
• Plano de fundo (cenário): É natural não darmos atenção ao que nos cerca, quando tiramos uma fotografia. Existem vários “memes” clássicos de fotos arruinadas por uma situação ao fundo que passa desapercebida, no primeiro momento. Essa atenção deve ser redobrada quando estamos falando de uma imagem em situação corporativa.
  Nossa dica, nesse caso, é ter bom senso. Uma parede branca é melhor que um mural cheio de fotos descontraídas. Evite paredes sujas, rachadas ou descascadas, ou com cores chamativas demais.
• Água: Deixe sempre uma garrafa ou copo d’água à mão, antes de começar a reunião. Às vezes precisamos falar muito, ou sentimos a tensão do momento, e a garganta seca. Uma crise de tosse no microfone incomoda muito mais que uma presencial.
  Dica: Se for tossir, pressione o “mute” do aplicativo. Cobrir a boca não resolve em nada o barulho ensurdecedor que você vai produzir nos fones dos seus interlocutores.
• Vestuário: Talvez a dica mais importante da pré-reunião. A mesma regra que se aplicaria em uma reunião presencial, vale para as videoconferências!! Tenha bom senso. É claro que todos sabem que você não usa paletó e gravata ou vestido social em casa, mas uma camisa ou blusa social já causam boa impressão. Cuidado com aquela combinação “camisa social e bermuda”. Se eventualmente você precisar levantar, pode ficar bem chato!

Na reunião

• Quando entrar na reunião, faça-o com a câmera desligada. Procure também entrar em silêncio, não há necessidade de chegar se anunciando. Praticamente todos os aplicativos enviam uma notificação quando alguém acaba de acessar a sala. Em boa parte das situações, um moderador irá te convidar a dar um “oi”, no momento oportuno, principalmente se já tiverem pessoas conversando previamente.
  

  Se possível, organize as ideias antes de falar

• Só ative a câmera se você perceber que todos estão fazendo isso. Em boa parte das reuniões, alguém vai compartilhar a tela, com uma apresentação, anotações, gráficos, etc. A sua câmera ativada pode atrapalhar a visualização dos demais participantes.
• Se for permanecer um tempo sem falar, ative o “mudo” do microfone. Isso vai garantir um áudio mais “limpo” na videoconferência. Lembre-se de reativar o microfone caso precise dizer algo.
• Se possível, organize seus pensamentos antes de começar a falar. Evite enviar áudios de 5 minutos, que poderiam ter sido resumidos a 30 segundos. Clareza e objetividade são imprescindíveis ainda mais em reuniões a distância, que tendem a ser mais cansativas e dispersivas.
• O ambiente virtual é propício à falta de atenção, e a tentação de assistir a TV, mexer no celular ou conversar com alguém do lado é grande. Mas a qualquer momento sua participação pode ser solicitada, então mantenha o foco e, no caso da câmera estar ativada, desvie o olhar o mínimo possível, para não transparecer desinteresse. Mantenha a postura!
• Evite conversar paralelamente ou ouvir música, com o microfone aberto… Qualquer ruído pode parecer baixo pra você, mas torna-se incômodo para quem está na conferência.
• NÃO LEVE O CELULAR COM VOCÊ, se precisar sair por um momento da reunião. Peça licença, diga que precisa se ausentar, feche o microfone e a câmera e então vá.
• Por fim, despeça-se cordialmente, aguarde o momento apropriado de sair e certifique-se que realmente encerrou a chamada antes de se levantar.

Esperamos que essas dicas sejam úteis. E lembre-se sempre: Uma reunião virtual é exatamente igual a uma reunião ou entrevista presencial. Educação, cordialidade, postura, objetividade, clareza e boa apresentação pessoal ainda são essenciais para causar uma boa impressão.

Forte abraço (por enquanto, a distância!)

Artigo por Rogério Ota