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Em janeiro de 2016, o novo projeto do Sistema Público de Escrituração Digital – o eSocial – começará a valer, em um primeiro momento, somente para as grandes corporações.

Entretanto, o ideal é que todas as empresas, independentemente do porte ou segmento, adequem-se às regras antecipadamente, na medida em que o ambiente de testes estará disponível em setembro próximo e valerá para todos.

Conhecer o eSocial, e sua complexidade, com certeza, evitará o pagamento de pesadas multas por conta de descumprimentos e inadequações relacionadas à legislação, já que, ao mesmo tempo em que o sistema facilita o envio de dados aos órgãos governamentais, também permite melhor fiscalização por meio do cruzamento eletrônico das informações relacionadas à contratação de mão de obra com ou sem vínculo empregatício.

Agora é para valer: a contagem regressiva para o eSocial entrar em vigor já começou. Transferido de janeiro para abril do ano passado e depois para junho deste ano, o prazo de implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) Trabalhista passou a ser contado após a versão definitiva do Manual de Orientações ser publicada, em fevereiro último, por meio da Resolução do Comitê-Gestor do eSocial nº 001/15.

As empresas com receita anual acima de R$ 78 milhões no ano base de 2014 serão as primeiras a transmitir os dados pela folha de pagamento digital, a partir de janeiro de 2016.

Mas, agora em setembro, o ambiente de testes já estará disponível. “Nele, as empresas terão a oportunidade de fazer testes sem se preocupar com os efeitos jurídicos”, pontua o representante da Receita Federal no Comitê Gestor do eSocial, Clóvis Belbute Peres.

Ao ser questionado se as empresas estão preparadas para encarar essa nova realidade, Peres destacou o fato de o eSocial atingir primeiramente os estabelecimentos de grande porte e a maioria deles ter participado do projeto desde seu início, na qualidade de empresas-piloto. “O cronograma foi amplamente discutido no Grupo de Trabalho Confederativo, que conta com a participação de Confederações e Federações Patronais, da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisa, do Conselho Federal de Contabilidade, da Brascon, que representa as principais empresas desenvolvedoras de software atuantes no Brasil. Acreditamos, assim, que as empresas estão preparadas para utilizar o eSocial sem problemas”, argumenta.

Dessa forma, 2015 será um marco para o Sped Trabalhista, uma vez que, de forma gradativa, todos aqueles que contratam trabalhadores, sejam empresas de diversos portes, produtores rurais, profissionais liberais e empregadores domésticos terão de se adaptar ao novo sistema, que mudará para sempre a forma de como lidar com as obrigações fiscais, previdenciárias, trabalhistas e tributárias.

Neste momento, o melhor a fazer é procurar “compreender” o eSocial o mais rápido possível, não deixando para a última hora, conforme recomenda o vice-presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas no Estado de São Paulo (Sescon-SP), Marcio Shimomoto: “Para colocar o eSocial em prática, o primeiro passo é a organização, portanto é fundamental revisar os dados dos funcionários que têm contrato ativo com a empresa, abstendo-se de equívocos e inconsistências”.

Benefícios

Entre as vantagens mais comemoradas no setor empresarial que virão a partir do eSocial, Shimomoto destaca a desburocratização, já que a ampla variedade de documentos exigidos pelos órgãos públicos, em forma de papel, será substituída por arquivo online. “A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, por isso é fundamental que seus dirigentes percebam, o quanto antes, o impacto dessa nova realidade e comecem a fazer os ajustes devidos o mais rápido possível”, comenta. O vice-presidente do Sescon-SP também pontua que o registro eletrônico dos eventos da vida dos trabalhadores, quando estiver totalmente implementado, simplificará o acesso do Estado aos dados que lhe forem interessantes, já que contratação, promoção, licenças médicas, férias, transferência, acidente de trabalho, contribuições do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e demissão são apenas algumas das informações que poderão ser acessadas por meio desta ferramenta, diminuindo as fraudes e a informalidade.

Com a folha de pagamento digital, os empregadores serão reconhecidos somente pelo Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica e os empregados identificados por meio do CPF (Cadastro da Pessoa Física) e o número de identificação social, que pode ser tanto o Programa de Integração Social/Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público quanto o Número de Identificação do Trabalhador (da Previdência Social).

Malefícios

Mas nem tudo são flores no Sped Trabalhista. Há, inclusive, várias perguntas sem respostas. Traçando um paralelo com os grandes aglomerados urbanos que têm congestionamentos cada vez maiores, a tecnologia, que poderia facilitar a vida das pessoas, apresenta efeito idêntico. Inclusive, os famosos engarrafamentos que são frequentes nas principais cidades do País acontecem, cada vez mais, na internet.

Quem nunca ouviu contribuintes se queixarem, por exemplo, do excesso de contingente na hora de enviar a declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física, transmitir a Declaração Anual do Simples Nacional ou a Relação Anual de Informações Sociais ou, mesmo, pedir uma certidão por meio do site da receitas federal, estadual ou municipal? A expectativa é que, com o eSocial, este cenário não seja diferente, já que problemas desta natureza não são novos para o governo e, assim como nas ruas, não há qualquer perspectiva para melhorar a situação.

Diante deste cenário, como as empresas devem proceder em caso de um apagão de energia elétrica ou inviabilidade de envio por falha na internet? “Nenhuma das versões dos manuais publicados referentes ao uso do eSocial trouxe previsões sobre as atitudes que deverão ser tomadas em situações de contingência”, destaca Shimomoto.

Já Peres informa que o Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro), empresa encarregada de desenvolver e colocar a folha de pagamento digital em funcionamento, está tomando todas as providências para que as soluções de contingência sejam adotadas. “Em casos extremos, os órgãos partícipes do eSocial irão se pronunciar sobre os procedimentos adequados”, esclarece.

Prazos

Os prazos para o cumprimento da nova obrigação variam com o tipo de evento. A admissão, por exemplo, deve ser transmitida imediatamente, antes do início da atividade laboral. “Se o empregador não detém todas as informações necessárias, ele poderá transmitir, nesse mesmo, prazo, o registro preliminar de admissão, constando o CPF e datas de nascimento e de admissão do trabalhador. Apenas nesse caso, o empregador terá até o dia sete do mês seguinte ao da admissão para enviar os documentos”, informa o integrante do Comitê Gestor do eSocial.

Quanto à comunicação de acidente de trabalho, o prazo é o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, imediato. As informações de desligamento de empregado têm de ser encaminhadas até o primeiro dia útil seguinte à data de desligamento. Já ao aviso prévio deve ser comunicado em até 10 dias do anúncio ao empregado. “Os demais eventos, inclusive os relativos à folha de pagamento devem ser informados até o dia 7 do mês subsequente ao de sua ocorrência ou antes do envio dos eventos mensais de remuneração a que relacionem”, explica Peres, ressaltando que, neste momento, o maior desafio das empresas é promover uma mudança de cultura nos seus processos internos, de forma a adaptar-se à nova realidade. “Mas, com certeza, esse esforço será recompensado com a simplificação do cumprimento das obrigações trazidas pelo eSocial”.

O consultor Claudemir Duarte, gerente da Wiabiliza Soluções Empresariais, evidencia que admissão, cadastramento da comunicação de acidente de trabalho, atestado de saúde ocupacional, afastamento temporário e outros são fatos que não têm uma data prefixada para ocorrer, e depende dos acontecimentos na relação trabalhista na vida da empresa e do empregado. “Porém, estes fatores influenciam na concessão de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais. Portanto, as empresas devem ficar atentas para manter esses dados em ordem”, adverte.

Perante essa conjuntura, o especialista recomenda às empresas que não se preocupem apenas com o software de folha de pagamento, mas com a qualidade da informação a ser transmitida ao eSocial. “Ela será fundamental, pois a aplicação das leis trabalhistas é bem preocupante diante das novas obrigações. Quem não começou ainda a se adaptar precisa ter em mente que o tempo é curto. Por outro lado, quem já está se preparando terá melhores condições de sai na frente”, finaliza Duarte.

Texto: Danielle Ruas, para Contas em Revista, edição junho – julho 2015